Der Call Flow Designer von 3CX
Kennen Sie schon die Call Flow Designer App von 3CX (CFD) und ihre vielen Vorzüge? Dieses Tool ermöglicht die Automatisierung von eingehenden Anrufen. Leiten Sie Anrufe genau an die richtige Stelle. In diesem Fall möchten wir den Anrufer, welcher außerhalb der Geschäftszeiten auf der 3CX anruft, an den richtigen Anrufbeantworter weiterleiten, der dann zusätzlich den Kunden auf die passenden Öffnungszeiten am nächsten Werktag aufmerksam macht. Da wir verschiedene Öffnungszeiten haben, benötigen wir unterschiedliche Ansagen für außerhalb der Bürozeiten.
Folgendermaßen lässt sich dies umsetzen:
Auf der Startseite gehen Sie auf New Callflow und benennen diesen. Klicken Sie auf speichern. Daraufhin öffnet sich ein leerer Main Callflow.
Per Drag and Drop lassen sich nun die Komponenten für den Callflow in das Fenster ziehen.
Erstellen verschiedener Zweige
In unserem Fall benötigen wir hier die Komponente Date & Time Condition. Je nachdem, für wie viele Tage Sie einzelne Öffnungszeiten und Ansagen benötigen, können Sie sich mehrere Zweige erstellen. Klicken Sie hierzu mit einem Rechtsklick in das graue Fenster für Date & Time Condition und wählen Sie Add Branch.
Datum und Geschäftszeiten definieren
Mit einem Doppelklick auf den Zweig, öffnet sich ein Fenster in welchem wir Tag und Uhrzeit auswählen können. Hier geben wir alle Uhrzeiten an, die keine Geschäftszeiten sind. Rechts im Fenster können wir die einzelnen Zweige benennen z.B. "Werktags Out of Office (OoO)" oder "Samstags OoO.
Um eine Ansage festzulegen, ziehen wir aus der linken Spalte die Komponente "PromptPlayback". Auch diese lässt sich benennen. Mit einem Doppelklick auf diese, wird ein Fenster geöffnet, welches die Möglichkeit bietet die gewünschte Audiodatei einzufügen.
Legen Sie zuletzt einen Zweig für Zeiten innerhalb der Öffnungszeiten fest, damit das System weiß, wohin der Anruf im anderen Fall weitergeleitet werden muss, falls die Anrufe innerhalb der Geschäftszeiten erfolgen. Hier leiten Sie die Anrufe auf eine Nebenstelle Ihrer Wahl, z.B. einer Zentrale weiter. Dafür wählen wir, anstatt PromptPlayback, die Komponente Transfer. Mit dem Doppelklick öffnet sich ein Fenster indem wir die Nebenstelle, unter Transfer Call to, eingeben können.
Abspeichern und hochladen in die 3CX
Zum speichern wählen wir Build All und werden nach einer Extension gefragt, in diesem Fall ist eine Eingabe nicht nötig. Unten links im Fenster gehen wir auf den Link Here, speichern das Projekt und erstellen so die zip Datei die wir zum Hochladen benötigen.
In der 3CX Verwaltungskonsole unter Call Flow App und Hinzufügen, laden wir die Datei nun hoch.
Zum Schluss müssen im SIP- Trunk die Weiterleitungen für innerhalb und außerhalb der Bürozeiten angepasst werden, diesen stellen wir auf Anruf an Callflow Apps weiterleiten.
Da Warteschleifen von der Regel Out of Office nicht betroffen sind, müssen wird hier einen gesonderten Callflow erstellen. Hier geben wir unter Nebenstelle die Warteschleifen Nebenstelle ein und stellen unter den eingehenden Regeln der Warteschleife ebenfalls auf Anruf an Callflow Apps weiterleiten.
Wo finde ich die Call Flow Designer App?
Der CFD ist in der 3CX Pro- Edition enthalten und lässt sich über das Kundenportal unter Downloads herunterladen.
Eingehende Rufnummern im Display anzeigen lassen
Einige Firmen nutzen ggf. mehrere Rufnummern oder zwei Firmen teilen sich eine Anlage mit unterschiedlichen Rufnummern/Trunk. Sollten nun einem Benutzer (z.B. Zentrale) dadurch mehrere DIDs zugeordnet sein, stellt sich die Frage: Wie sieht man nun über welche Nummer ein Kunde anruft, sodass man sich dementsprechend richtig melden kann?
Dies lässt sich mit einer kleinen Einstellung lösen. Hierzu in der 3CX Verwaltungskonsole auf die eingehenden Regeln gehen und die entsprechende Regel heraussuchen, bzw. die entsprechende Nebenstelle im Suchfeld eingeben.
Nun in die Regel gehen und im ersten Punkt Name die Regel benennen, z.B. die Nummer eingeben oder den Namen der Firma. Je nachdem was dann Name eingegeben wurde, erscheint die angerufene Nummer/ Name der Firma dann im Display des Telefons bzw. im Dialer des Webclients.
Rufübernahme mittels BLF Taste in der 3CX
Eingehende Anrufe eines anderen Users können ganz einfach per Knopfdruck auf die BLF Taste übernommen werden. Hierzu kommt es nur auf die entsprechende Einstellung in der Management Konsole an.
Blinkt die BLF Taste eines Kollegen, welcher auf dem Telefon als Kurzwahl hinterlegt wurde, kann per Knopfdruck dessen Anruf schnell herangeholt werden.
Vergewissern Sie sich dazu, dass in der Konsole die entsprechenden Rechte beim jeweiligen Benutzer vergeben wurden: Rechte > Aktionen ausführen (Umleiten, Heranholen, Vermitteln). Zusätzlich müssen sich die Gruppenmitglieder natürlich sehen können.
Einrichten einer BLF -Taste zum Anmelden an einer Warteschleife
Wir selbst haben es unseren Empfangsdamen etwas einfacher gemacht, um sich an einer Warteschleife An- und Abzumelden. Anstatt sich für das Tischtelefon einen Wahlcode merken zu müssen, haben wir die An- sowie Abmeldung via BLF- Taste eingerichtet. Dies erfolgt über die Weboberfläche des Telefons.
Melden Sie sich hierzu an der Weboberfläche an, der einfacher halber geht dies in der 3CX Verwaltungskonsole unter Telefon/ Phones. Wählen Sie das Telefon mittels Checkbox aus und klicken Sie oben in der Leiste auf Telefon UI.
In der Weboberfläche des Telefons gehen Sie auf Direktwahl und wählen den gewünschten Line Key. Wählen Sie als Typ Kurzwahl und geben Sie als Wert*63 für die Abmeldung bzw. *62 für die Anmeldung an.
3CX Update 4: Neue Features im Webclient und in der Desktop-App
Rezeptionisten- Ansicht
Empfangsmitarbeiter die den 3CX Webclient oder die Desktop- App nutzen, können sich nun über eine verbesserte Ansicht im "Panel" freuen. Mit dem Update 4 wird die Bearbeitung der eingehenden und internen Anrufe erleichtert. Dies ermöglicht die neue Übersicht im Panel. Hier können nun, wie auch in der Team- Übersicht, Schnellaktionen (Anruf, Chat, E-Mail und Videokonferenz) bei einzelnen Mitarbeitern durchgeführt werden.
Status- Planer
Ebenfalls kommt ein neues Feature hinzu, welches zuvor nur in der 3CX Verwaltungskonsole möglich war: Der Status- Planer für einzelne Benutzer.
Jeder User hat nun die Möglichkeit seine individuellen Bürozeiten zu definieren. Somit wird der eigene Status außerhalb der Geschäftszeiten automatisch auf "Nicht stören" (DND) und innerhalb der Geschäftszeiten wieder auf "Verfügbar" gestellt.
Die Einstellung hierzu erfolgt unter Einstellungen > Status > Status-Zeitplaner.
URLs für Talk &Meet
Talk- & Meet-Links lassen sich nun mit selbst ausgewählten Anzeigenamen anpassen. Die Anpassung der URL erfolgt im Client unter Einstellungen > Allgemein.
Design Anpassung des Chat
Auch eine Anpassung des Chat-Designs ist nun in der 3CX Verwaltungskonsole möglich. Zu finden ist die Einstellung unter Messaging > Live- Chat . Zudem wurde die Website- Ladezeit verbessert. Außerdem gibt es nun mehr Optionen für die Chatfenster-Konfigurationen der 3CX.
Wie erlange ich das Update?
In der 3CX Verwaltungskonsole unter Dashboard > und Updates aktualisieren.
3CX-App Android-Kontaktgruppen
Oft hören wir von unseren Kunden, dass die Kontakte in der 3CX Smartphone- App verschwunden seien. Dies passiert bei einer kleinen Einstellung, die die Anzeige des Telefonbuchs verändert.
Unterhalb des Statussymbols gibt es die Option nur bestimmte Kontakte der Übersicht halber anzeigen zu lassen. Vermehrt tritt dies bei Android Usern auf.
Wählen Sie nun unter dem Statussymbol "Mehr" aus (je nachdem was hier ausgewählt wurde steht z.B. Firma , hier ist es Microsoft 365).
Hier haben Sie die Möglichkeit sich folgende Kontakte anzeigen zu lassen:
- Alle Kontakte (PBX, Firma, Smartphone Kontakte, Kontakte aus MS 365)
- Nur die Kontakte der Firma
- Das Private Telefonverzeichnis der PBX
- Ausschließlich Microsoft 365 Kontakte
- Die Kontakte Ihres Android Smartphone
Parken und Heranholen von Anrufen mittels Funktionscode
In der 3CX ist es Ihnen möglich, Anrufe in verschiedenen "Räumen" zu parken und diese an andere Benutzer oder aber auch an andere Geräte, die Sie selbst verwenden (Smartphone, Tischtelefon usw.), zu übergeben und das Gespräch fortzusetzen.
Dies geht wie folgt:
- Drücken Sie im 3CX Webclient oder der 3CX- App auf Vermitteln und wählen Sie *00. Der Anruf wird nun gehalten und geparkt
- Zum Heranholen des Anrufs den Code *10 wählen.
Zu den Räumen: Es gibt mehrere Räume die Sie zum Parken nutzen können. Standardisiert sind es 10, mit jeweils 64 Parkpositionen. Die in den Räumen geparkten Anrufer können sich untereinander nicht hören.
Möchten Sie Anrufer in den anderen Räumen parken, können Sie z.B. für
- Raum 0 die *00 wählen, zum heranholen *10
- Raum 1 die *01 wählen, zum heranholen *11 usw.
Achten Sie darauf, dass für die Aktion die entsprechenden Rechte in der 3CX, für den jeweiligen Benutzer, vergeben wurden (Im Benutzer unter Recht> Parken).
Sperren von unliebsamen Rufnummern in 3CX
Werden Sie von Werbeanrufen geplagt? Diese täglichen und lästigen Anrufe lassen sich ganz einfach vermeiden.
Schlagwort „Blacklisting“.
Blockieren Sie Nummern in der 3CX Konsole wie folgt:
Sicherheit> gesperrte Nummern> Hinzufügen.
Abhören einer anderen 3CX Nebenstellen Mailbox/Voicemail
Wussten Sie, dass Sie mittels einer einfachen Tastenwahl bequem die Mailbox einer anderen Nebenstelle abgehört werden kann?
Hilfreich ist dies vor allem, falls eine Mailbox geteilt wird, gerade wenn diese in einer Rufgruppe oder Warteschleife als Ziel bei Nichtannahme hinterlegt wurde.
Zum Abhören der Nachricht wählt man, je nachdem welche Nebenstellenlänge genutzt wird, die 999/ 99 oder das Briefsymbol am Telefon.
Sie werden nach einer Pin -Nummer gefragt, drücken Sie nun die #- Taste.
Daraufhin können Sie die gewünschte Nebenstellenummer eingeben, von welcher Sie die Voicemail abhören möchten.
Geben Sie die richtige Pin- Nummer der jeweiligen Voicemail ein und bestätigen Sie mit #. Die Pin- Nummer finden Sie in der 3CX Verwaltungskonsole oder in der Willkommensmail.
Folgen Sie nun dem Sprachmenü.
Ebenso haben Sie die Möglichkeit eine Mail für die Mailbox zu hinterlegen. Neue Nachrichten auf der Mailbox werden dann als Audiodatei, in einem Anhang zum Abhören, an die hinterlegte E-Mail Adresse verschickt.
Dazu einfach in der 3CX Konsole im User unter Voicemail> Email Options> Send Email notification.
Hier haben Sie die Option die Nachrichten nur als Mail verschicken zu lassen, diese als Audiodatei verschicken zu lassen oder diese dann direkt vom System löschen zu lassen sobald die Nachricht per Mail versendet wurde. Hierbei haben Sie den Vorteil dass Sie damit Ihren Speicher der 3CX schonen.